Апокалипсис после внедрения? Работа только начинается…

    Внимание! Весь материал на нашем канале и сайте: статьи, тексты, видео и т.д. защищены законом об авторских правах и являются интеллектуальной собственностью авторов проекта. Частичное или полное копирование, использование и любые другие действия с статьями, видео и другими материалами на нашем канале и сайте www.instandards.ru запрещена без официального разрешения авторов проекта! Вы можете подделиться активной ссылкой на статью, сайт, видео в социальных сетях или через электронную почту… Спасибо за ваше понимание!

Апокалипсис после внедрения системы менеджмента? 

Авторы: Ультракова Р.Х., Terryn E.G.

Почему после внедрения системы менеджмента работа только начинается. Введение

В отличие от мнения многих системщиков* важным является не то, КАК система строилась, были ли все работники вовлечены в процесс, аврально или спокойно проходило внедрение, а то, что система построена!

Далее система начинает саморазвиваться и улучшаться независимо от настроений на предприятии. Конечно, негативное отношение к системе может затормозить ее развитие, но все же, как правило, не оказывает критического влияния при грамотно построенной системе.

И каждому менеджеру и руководителю следует помнить, что весьма ошибочным является мнение, что  уже при построении системы автоматически решается большинство проблем, существующих на предприятии. На самом деле построение СМ создает механизм для выявления и решения проблем на систематической основе. Это одна из главных целей внедрения СМ.

В этой статье мы поговорим об этапах развития и совершенствования системы на практике. И почему важнейшим моментами является вовлечение руководства и создание эффективной системы внутренних аудитов и анализа СМ.

 

Руководитель – часть системы!

Руководителю очень выгодно использовать системщиков для решения проблем управления и проблем, связанных с качеством продукции.

Это действительно даёт возможность освободиться от решения ежедневных задач и переключиться на стратегические задачи развития. Но это возможно только при дальнейшем развитии  системы/систем менеджмента  (далее по тексту СМ)  и выполнении требовании стандартов.

Но КАК этого добиться и КАК  эффективно использовать уже построенную систему и правильно ее развивать?

Во первых, поставить цели (цели в области качества, экологические и т. д.), которые нацелят предприятие на развитие, и декомпозировать эти цели по подразделениям. Но вы должны учитывать, что они не должны быть удобными для всех, то есть персоналу предприятия скорее всего необходимо будет приложить усилия для их достижения.

А затем для определения результативности и эффективности достигаемых целей использовать систему внутренних аудитов и анализа системы менеджмента.

То есть, по факту, мы раскрутили маховик системы, теперь надо поддерживать инерцию для движения вперёд. Иначе будет полное разочарование от системы менеджмента и вы не получите ожидаемых эффектов.

 

Система внутренних аудитов и анализ со стороны руководства — движущие силы для развития систем менеджмента!

После внедрения системы, как уже знают опытные системщики, затраты времени и сил работников на её функционирование не уменьшаются.

Также надо учесть, что требованиями к сертификации систем менеджмента установлена необходимость ежегодного подтверждения соответствия СМ требованиям МС ISO через проведение надзорных (инспекционных) аудитов сертифицировавшим предприятие органом. А раз в 3 года — ресертификация предприятия. Поэтому должны выполняться все требования международных стандартов, а это означает, что должны работать системы внутреннего аудита и обязательно проводиться анализ со стороны руководства.

Специфика требований МС ISO такова, что исключается возможность ситуации, когда на предприятии в течении года требования ISO не выполнялись (напр. не проводились внутренние аудиты, не выполнялись мероприятия по результатам аудита и т.д.), а затем перед внешним аудитом вся документация оформлялись задним числом. В таких случаях, как правило, такая «подделка» системы не проходит, и приводит к аннулированию сертификата.

 

Система внутренних аудитов — помощник в управлении…

Именно система внутренних аудитов вашего предприятия позволяет выявлять недостатки управления и меры для улучшения системы, процессов, продукции. А анализ со стороны руководства покажет, есть ли развитие, другими словами, улучшение системы. Нет улучшения — система не работает, и нет сертификата соответствия.

Например, в каждом подразделении есть аудиторы, которые перекрёстно проверяют работу смежных подразделений. Данные аудиторы, как правило, весьма компетентны и в курсе внутренних проблем конкретных подразделении, поэтому будут стараться решить эти проблемы с помощью аудитов, выявив несоответствия и проверив их устранение.

После выявления несоответствия руководитель подразделения, в соответствии с требованиями МС ISO обязан устранить причину несоответствия, разработав  корректирующие мероприятия для их устранения таким образом, чтобы выявленные несоответствия потом вновь не возникали.

По своему опыту могу сказать, что я помню много случаев, когда внутренние аудиторы просили их направить на аудит в конкретное подразделение, чтобы раз и навсегда решить часто возникающие, нерешенные производственные проблемы, связанные с функционированием смежного отдела или цеха.

Если руководитель отдела СМ присутствует на совещаниях и там же получает указание провести конкретный аудит, чтобы решить проблему и причину споров различных участников совещания, то это постепенно приведет к более продуктивным совещаниям и, как следствие, к сокращению их количества и продолжительности.

И даже если системщик не получает на совещаниях указания от руководителя предприятия на аудит, он уже «записал на ум» озвученную проблему и знает, где  «выкопать зарытую собаку».

Таким образом, руководство предприятия сможет больше времени уделять на совещаниях развитию, будущему предприятия, а не на споры и пререкания.

И это даст возможность руководителям всех уровней спокойно отдыхать в отпуске без постоянных звонков с работы и аврального вызова на рабочее место. А потом полноценно отдохнувшие работники, как правило, с большим энтузиазмом займутся развитием предприятия и задачами достижения поставленных целей.

 

Поддержка аудиторов повышает эффективность системы…

Если у вас как у руководителя есть возможность как-то поощрять аудиторов, то это будет весьма эффективным для вашей компании. Они почувствуют свою важность и необходимость и не будут всякими способами избегать включения их в аудиторы. Поощрение может включать как материальное вознаграждение, так и различные другие способы, например, хвалить их прилюдно, продвигать по служебной лестнице, давать дополнительный день к отпуску, вывесить плакат, что эти люди — ваш авангард и т. п. Поверьте — всё окупится!

Помните, что проведение аудита — это кропотливая нервная работа высококвалифицированных универсалов, требующая много времени и внутренних энергетических затрат. Особенно, если это аудитор сразу нескольких систем (ИСМ — интегрированной системы менеджмента). Но именно их работа в системе приносит наибольший эффект для организации.

А дальше — необходим периодический анализ системы менеджмента в соответствии с требованиями ISO.

Я вам советую включать в анализ СМ статистический анализ по предприятию. Данный анализ позволит более точно указывать на проблемы. В то же время анализ на основе фактов, как требуют МС ISO, не позволит «замылить глаза» и сделать вид, что проблемы не существует.

Анализ СМ должен быть реалистичен, а не подогнан под хорошую оценку СМ предприятия. Он должен высветить проблемы системы и разработать алгоритм их решения. Об этом мы более подробно ещё поговорим в одной из наших статей и видео.

В завершении нашей статьи хотелось бы добавить, основываясь на свой длительный опыт работы  в системе, о необходимости проведения на первых порах внутренних аудитов более продолжительных по времени, а также более частых во всех подразделениях предприятия и у первого руководителя*. И проводить анализ систем менеджмента в этот период хотя бы раз в квартал.

И, немного перефразируя завещание нынешнего обладателя отдельных покоев на Красной Площади: учить, учить, и еще раз учить персонал. Обучение персонала позитивно скажется на развитии работающей системы, ее понимании, но на это будет уходить больше половины рабочего времени системщиков.

Итак, итогом вышесказанного должна быть работающая система, которая даже при временном отсутствии системщиков на предприятии работает без сбоев. Но, конечно, вы должны быть готовыми к тому, что для этого требуется не менее 3-5 лет вашей интенсивной работы.

*Системщик — работник /работники предприятия, занимающиеся разработкой, внедрением, развитием систем менеджмента на основе  МС ISO на профессиональной основе согласно трудовым обязанностям.

**Тему  аудитов у первого руководителя мы коснемся в нашей следующей статье «Как демонстрировать лидерство руководства на практике».